Erfasst auf der Baustelle. Geprüft vom Chef.

Stundenzettel-App fürs Handwerk

Monteure halten Start, Ende und Pausen direkt am Einsatz fest, per Eingabe oder Sprachnotiz. Aus den Zeiten entsteht der digitale Stundenzettel mit Unterschrift vor Ort. Und abgerechnet wird erst, wenn der Chef freigegeben hat.

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Start, Ende und Pausen
Unterschrift vor Ort
Web, iOS & Android

Digitaler Stundenzettel in QuickQuote Flow mit Beginn, Ende, Pause und Unterschriften von Auftragnehmer und Auftraggeber

Warum digital

Vom Zettel im Handschuhfach zum sauberen Stundenzettel

In vielen Betrieben landen Arbeitszeiten erst am Wochenende auf Papier: geschätzt, unleserlich oder gleich ganz vergessen. Das Büro tippt ab, fragt nach und verlässt sich am Ende doch auf das Gedächtnis der Kolonne. Bei der Rechnung fehlen dann die Stunden, die keiner aufgeschrieben hat.

QuickQuote Flow erfasst die Zeiten dort, wo sie entstehen: auf der Baustelle, am jeweiligen Projekt. Jeder Eintrag hat Start, Ende und Pausen, gehört zu einem Einsatz und ist für das Büro sofort sichtbar. Die Zeiterfassung ist dabei kein Insel-Tool, sondern Teil der kompletten Handwerker-Software: vom selben Projekt aus laufen auch Einsätze der Monteure, Material und Lieferscheine.

Start, Ende und Pausen je Mitarbeiter und Projekt
Unterschrift von Monteur und Kunde direkt vor Ort
Chef-Freigabe, bevor Stunden auf die Rechnung gehen

Der Weg der Stunden

So entsteht der digitale Stundenzettel

Vier Schritte, keine Zettel. Jeder Schritt bleibt am Projekt dokumentiert, mit Zuständigkeit und Zeitpunkt.

Auf der Baustelle erfassen

Der Monteur trägt Start, Ende und Pausen direkt am Einsatz ein oder spricht sie als Sprachnotiz ein. Die KI ordnet die Zeiten dem richtigen Projekt zu.

Einreichen statt sammeln

Fertige Zeiten werden eingereicht statt gesammelt. Auf dem Dashboard sieht der Monteur jederzeit seine Wochen- und Monatsstunden.

Der Chef prüft und gibt frei

Eingereichte Stunden landen beim Chef. Er gibt frei oder gibt mit einem Hinweis zurück. Erst freigegebene Zeiten gehen in die Abrechnung.

Unterschreiben und ablegen

Aus den Zeiten entsteht der Stundenzettel. Monteur und Kunde unterschreiben vor Ort, das Dokument liegt danach am Projekt und kann versendet werden.

Durchführungs-Ansicht in QuickQuote Flow mit Kacheln für Stunden, Foto, Material und Lieferschein

Direkt am Einsatz

Erfasst wird da, wo gearbeitet wird

Stunden sind auf der Baustelle eine Kachel neben Foto, Material und Lieferschein. Der Monteur dokumentiert den Einsatz in einem Rutsch, ohne App-Wechsel und ohne Nacharbeit am Feierabend.

Wer nicht tippen will, spricht: Die Sprachnotiz nimmt Arbeitszeit, Tätigkeit und Material in einem Satz entgegen. Auch die Stunden von Kollegen lassen sich mit ansagen, die KI ordnet sie den richtigen Personen zu.

Stunden, Material und Fotos am selben Einsatz
Sprachnotiz statt Tippen, auch für Kollegen-Stunden
Ohne Empfang erfasst, synchronisiert bei Netz

Drei Sichten, ein Stand

Was jede Rolle vom digitalen Stundenzettel hat

Monteur

Sieht seine Wochen- und Monatsstunden auf einen Blick, reicht Zeiten in Minuten ein und hat den unterschriebenen Nachweis am Projekt.

Chef

Prüft eingereichte Stunden an einer Stelle, gibt frei oder zurück und sieht, welche Zeiten schon abgerechnet sind und welche noch offen stehen.

Büro

Bereitet die Rechnung mit freigegebenen Zeiten vor und kann die Rechnung per KI gegen die erfassten Stunden gegenprüfen lassen.

Auswertung

Wochen, Monate und Projekte im Blick

Wie viele Stunden habe ich diesen Monat für die Firma gearbeitet? Der Monteur beantwortet das mit einem Blick aufs Dashboard: Wochen- und Monatsstunden stehen dort immer aktuell, ohne Nachrechnen. Und weil jede Zeit am Projekt hängt, ist auch die Frage nach den Stunden je Baustelle keine Sucharbeit mehr.

Der Chef sieht zusätzlich die Auswertung nach Abrechnung: welche Stunden sind schon abgerechnet, welche stehen noch offen, aufgeschlüsselt nach Status, Projekt und Mitarbeiter. Als PDF exportiert wandert die Übersicht direkt in die Ablage oder zum Steuerberater.

Und bevor eine Rechnung rausgeht, vergleicht die KI auf Wunsch die Rechnung mit den erfassten Zeiten. Zwei Stunden vom Freitagnachmittag fehlen? Der Stunden-Gegencheck zeigt die Differenz, bevor der Kunde die Rechnung sieht.

Stunden-Auswertung in QuickQuote Flow: Wochensumme, abgerechnete und offene Stunden nach Status und Projekt mit PDF-Export

25 Sprachen

Für Teams, die nicht nur Deutsch sprechen

Auf vielen Baustellen arbeiten Kolonnen mit polnischen, rumänischen, türkischen oder kroatischen Kollegen. Genau dort scheitert Zeiterfassung oft nicht an der Technik, sondern an der Sprache.

In QuickQuote Flow spricht jeder Monteur seine Zeiten und Tätigkeiten in seiner eigenen Sprache ein. Das Büro bekommt strukturierte Einträge in der Firmensprache, und der Stundenzettel wird auf Wunsch in der Betriebssprache erstellt. Ein Team, 25 Sprachen, ein Stand.

Häufige Fragen

Digitale Stundenzettel im Handwerk

Ist digitale Zeiterfassung im Handwerk Pflicht?

Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch erfassen müssen. Eine bestimmte Form schreibt die Entscheidung nicht vor, aber Beginn, Ende und Pausen müssen nachvollziehbar dokumentiert sein. QuickQuote Flow erfasst genau diese Werte je Mitarbeiter und Projekt, damit die Zeiten nicht auf Zetteln oder in Chatverläufen liegen.

Was steht auf dem digitalen Stundenzettel?

Projekt und Kunde, Datum, Mitarbeiter, Start, Ende und Pausen sowie die dokumentierten Tätigkeiten. Der Stundenzettel entsteht direkt aus den erfassten Zeiten. Niemand muss am Abend Zettel abtippen.

Können Monteur und Kunde vor Ort unterschreiben?

Ja. Der Stundenzettel wird direkt auf dem Gerät unterschrieben und liegt danach am Projekt. Auf Wunsch wird er in der Betriebssprache erstellt und kann an den Kunden versendet werden.

Wie kommen die Stunden auf die Rechnung?

Eingereichte Stunden gehen zur Freigabe an den Chef. Erst freigegebene Zeiten fließen in die Rechnungsvorbereitung. Vor dem Versand kann die KI die Rechnung zusätzlich gegen die erfassten Stunden prüfen, damit auffällt, wenn Zeiten fehlen.

Was ist mit Kollegen, die kein Deutsch sprechen?

Monteure können Zeiten und Tätigkeiten in ihrer eigenen Sprache einsprechen, insgesamt stehen 25 Sprachen zur Verfügung. Das Büro bekommt strukturierte Einträge in der Firmensprache, und der Stundenzettel lässt sich in der Betriebssprache erstellen.

Funktioniert die Erfassung auch ohne Empfang?

Ja. Die mobilen Apps puffern neue Einträge lokal und synchronisieren sie, sobald wieder Netz vorhanden ist. Im Keller oder Rohbau geht dadurch nichts verloren.

Ersetzt QuickQuote Flow meine Lohnbuchhaltung?

Nein. QuickQuote Flow erfasst und prüft die Zeiten im operativen Ablauf. Lohnabrechnung und Buchhaltung bleiben in deinen bestehenden Systemen. Die freigegebenen Stunden dienen dort als saubere Grundlage.

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