Date, documente & obligații
Documentele tale.
Pregătite pentru 2027.
Ce se schimbă în 2027 în Germania pentru facturile electronice și documentele de salarizare, ce obligații de pontaj se aplică deja și cum să păstrezi documentele și să îți exporți datele.
Înțelege termenele din 2027Germania · Actualizat la 15 octombrie 2026
La trecerea dintre ani
Ce se schimbă la începutul anului 2027?
Trei subiecte importante pentru firma ta. Fiecare răspuns include detalii și surse oficiale.
- Facturi electroniceEtapa următoare din 2027 La o cifră de afaceri totală de peste 800.000 de euro în 2026, etapa următoare a obligației de emitere a facturilor electronice se aplică tranzacțiilor B2B interne care intră în domeniul ei de aplicare. La cel mult 800.000 de euro, perioada de tranziție continuă până la sfârșitul anului 2027; există excepții.
- Documente electronice de salarizareSe încheie perioada de exceptare La trecerea dintre ani se încheie posibilitatea de a obține o exceptare de la păstrarea electronică a documentelor de salarizare. Este vorba despre anumite documente privind salarizarea și asigurările sociale, nu despre o obligație generală de a ține dosarele de personal în format digital.
- Evidența timpului de lucruÎnregistrarea este deja obligatorie Timpul de lucru trebuie, în principiu, deja înregistrat. Îndrumările publicate în prezent nu stabilesc o obligație generală ca toată lumea să îl înregistreze electronic de la 1 ianuarie 2027.
Informațiile juridice de pe această pagină se referă la Germania. Ele oferă o orientare generală; în alte țări și în situații particulare se aplică reguli proprii.
Date & documente
Stocare, păstrare și exporturi
Unde sunt stocate datele mele și cine le poate accesa?
QuickQuote folosește transmisie criptată și acces în funcție de roluri. Baza de date și funcțiile de pe server sunt configurate în regiuni europene. Unele servicii pot prelucra date și în afara UE. Politica de confidențialitate (în engleză) și acordul de prelucrare a datelor (în engleză) descriu furnizorii implicați și măsurile de protecție.
Cât timp trebuie să păstrez facturile în Germania?
Facturile primite și emise trebuie, în principiu, păstrate timp de opt ani, începând de la sfârșitul anului calendaristic în care au fost emise. În anumite situații pot fi necesare perioade mai lungi. Pentru facturile electronice, cel puțin datele structurate originale trebuie să rămână nemodificate. O copie tipărită sau doar vizualizarea lizibilă a PDF-ului nu este suficientă.
Sursă: § 14b din Legea germană privind TVA; Ministerul Federal de Finanțe din Germania, păstrarea facturilor electronice
Aceeași perioadă de păstrare se aplică și ofertelor?
Documentele au perioade de păstrare diferite. Ofertele pot constitui corespondență comercială sau de afaceri și, în principiu, trebuie păstrate timp de șase ani. Contează tipul și scopul documentului. Pentru documentele justificative contabile și alte documente fiscale pot exista alte perioade.
Ce pot exporta din QuickQuote în prezent?
Proprietarul poate crea un export al firmei ca fișier ZIP. Acesta include date JSON din secțiunile disponibile, fișiere CSV pentru listele principale și informații despre secțiunile omise. PDF-urile, fotografiile și celelalte anexe nu sunt incluse, ci doar numele și referințele lor. Descarcă și salvează separat fișierele originale de care ai nevoie.
Există și un export al profilului sau al spațiului de lucru în format JSON. Pe același dispozitiv și în același cont, acesta poate fi descărcat din nou la 30 de zile după salvare. Foile de pontaj și situațiile lunare pot fi exportate separat ca PDF. Un export de date nu înlocuiește, de unul singur, o arhivă completă de documente.
Poate QuickQuote să trimită automat documentele la adresa mea de arhivare sau pe serverul meu?
Aceste completări sunt planificate și nu sunt încă disponibile. Planul include un pachet de arhivare cu fișierele documentelor, copii suplimentare trimise la o adresă de e-mail pentru arhivare și un dosar local de arhivare pe calculatorul de la birou. Pentru o etapă ulterioară este planificat un agent de arhivare pentru Windows, care să salveze fișiere pe serverul firmei sau într-un dosar partajat pe NAS. WebDAV și SFTP sunt planificate ca destinații alternative. Nu există o dată de lansare confirmată.
QuickQuote va rămâne o aplicație în cloud. Primul pas îl reprezintă copiile suplimentare ale fișierelor păstrate de firmă, fără ștergerea fișierelor din cloud. Aceasta nu înseamnă o versiune QuickQuote găzduită integral pe infrastructura proprie.
În prezent poți descărca documentele și le poți salva în propriul sistem de evidență. Exportul actual al firmei conține date și referințe la fișiere, nu toate documentele originale. O căsuță de e-mail sau un dosar pe server nu garantează, de unul singur, păstrarea documentelor conform cerințelor legale.
Facturare electronică
Cerințele din Germania și funcțiile disponibile în prezent
Orice factură PDF este o factură electronică?
Nu. O factură electronică conține date structurate care pot fi prelucrate electronic. Un PDF simplu, fără aceste date, este un alt tip de factură. XRechnung și profilurile ZUGFeRD corespunzătoare sunt formate uzuale de facturi electronice.
Sursă: § 14 alineatul 1 din Legea germană privind TVA; Ministerul Federal de Finanțe din Germania, formatele facturilor electronice
Firma mea trebuie deja să poată primi facturi electronice?
Din 1 ianuarie 2025, firmele cu sediul în Germania trebuie să poată primi facturi electronice, inclusiv cele care folosesc scutirea germană de TVA pentru întreprinderi mici. O căsuță de e-mail este suficientă pentru primire. Prelucrarea ulterioară și păstrarea originalului trebuie organizate separat.
Sursă: Ministerul Federal de Finanțe din Germania, primirea facturilor electronice
De când trebuie să emit facturi electronice?
De la 1 ianuarie 2027, firmele cu o cifră de afaceri totală de peste 800.000 de euro în anul precedent trebuie să emită facturi electronice pentru tranzacțiile B2B interne care intră în domeniul de aplicare al obligației. Pentru 2027, anul precedent este 2026. La cel mult 800.000 de euro, perioada de tranziție continuă până la 31 decembrie 2027. Și anumite proceduri EDI beneficiază de o perioadă de tranziție până la sfârșitul anului 2027. Din 2028, obligația se aplică, în principiu, tuturor tranzacțiilor din domeniul ei de aplicare.
Excepțiile includ firmele care folosesc scutirea germană de TVA pentru întreprinderi mici, facturile de până la 250 de euro cu TVA inclus și numeroase tranzacții scutite de TVA. Pentru clienții din sectorul public există reguli separate.
Sursă: § 27 alineatul 38 din Legea germană privind TVA; Ministerul Federal de Finanțe din Germania, reguli de tranziție și excepții
Ce facturi electronice acceptă QuickQuote în prezent?
Pentru facturile finalizate către firme care îndeplinesc condițiile necesare, QuickQuote Pro poate crea un PDF ZUGFeRD/Factur-X cu datele facturii încorporate, folosind profilul EN 16931. Datele obligatorii despre firmă, client și factură trebuie să fie complete. Clienții persoane fizice primesc un PDF obișnuit.
Pentru facturile de la furnizori, QuickQuote poate citi datele structurate din PDF-uri ZUGFeRD/Factur-X compatibile. Încărcarea fișierelor XML independente, cum ar fi o XRechnung, nu este încă activată. Sistemele naționale precum KSeF, e-Factura și SdI, precum și factura QR elvețiană, nu sunt integrate. Verifică cerințele destinatarului înainte de trimitere.
Timp de lucru & personal
Evidența timpului, situații lunare și documente de salarizare
Va fi obligatorie evidența digitală a timpului pentru toată lumea din 1 ianuarie 2027?
Obligația generală de a înregistra întregul timp de lucru există deja în Germania. Conform îndrumărilor publicate în prezent de Ministerul Federal al Muncii, înregistrarea electronică nu este încă obligatorie în mod general. Sunt planificate reglementări care să impună înregistrarea electronică. În prezent, acest lucru nu stabilește o obligație generală pentru toată lumea de la 1 ianuarie 2027.
Sursă: Ministerul Federal al Muncii din Germania, întrebări frecvente despre evidența timpului de lucru
Dosarele digitale de personal vor deveni obligatorii în 2027?
Termenul concret privește documentele electronice de salarizare: exceptarea disponibilă în baza § 8 alineatul 3 din Regulamentul german privind procedura contribuțiilor se încheie la 31 decembrie 2026. Aceasta vizează anumite documente relevante pentru salarizare și asigurările sociale, inclusiv evidențele obligatorii ale timpului de lucru prevăzute de legile germane MiLoG sau AEntG, acolo unde se aplică. Păstrarea electronică a acestor documente este distinctă de o obligație generală de a înregistra electronic întregul timp de lucru. Ea nu creează o obligație generală de a ține întregul dosar de personal în format digital.
Sursă: § 8 BVV, textul în vigoare publicat de instituția germană de asigurări de pensii
Cum ajută QuickQuote la evidența timpului și pregătirea salarizării?
QuickQuote oferă ore pe proiecte, foi de pontaj, absențe și un ceas de pontaj pentru sosire și plecare. Angajații pot ponta în aplicație, în rețeaua firmei, sau pe o tabletă cu un cod PIN personal. Terminalele Datafox compatibile pot transmite înregistrări în modul HTTP; biroul poate importa alte înregistrări existente dintr-un fișier.
Un utilizator invitat de la biroul de salarizare poate vedea situațiile lunare închise, inclusiv valorile zilnice, tipurile de absență și rândurile de corecție, și le poate exporta în CSV sau PDF. Aceasta nu reprezintă calcul salarial și nici un dosar digital de personal complet. Exporturile salariale directe către DATEV nu sunt încă activate. Consultă tarifele pentru funcțiile incluse în accesul tău.
Mai ai o întrebare despre documentele tale?
Spune-ne ce documente vrei să gestionezi și de ce rezultat ai nevoie.
Interfața aplicației este în această limbă. Numele, datele proiectelor și PDF-urile demonstrative pot rămâne în germană.