Gegevens, documenten & verplichtingen
Jouw documenten.
Klaar voor 2027.
Wat er in 2027 verandert voor Duitse e-facturen en loonadministratiedocumenten, welke verplichtingen voor werktijdregistratie al gelden en hoe je documenten bewaart en je gegevens exporteert.
Begrijp de termijnen voor 2027Duitsland · Bijgewerkt op 15 oktober 2026
Rond de jaarwisseling
Wat verandert er bij het begin van 2027?
Drie belangrijke onderwerpen voor je bedrijf. Bij elk antwoord vind je de details en officiële bronnen.
- E-facturenVolgende fase vanaf 2027 Bij een totale omzet van meer dan 800.000 euro in 2026 gaat de volgende fase van de verplichte uitgifte van e-facturen in voor binnenlandse B2B-transacties die onder de regels vallen. Bij maximaal 800.000 euro loopt de overgangsperiode door tot eind 2027; er gelden uitzonderingen.
- Elektronische loonadministratiedocumentenVrijstellingsperiode eindigt De mogelijkheid van vrijstelling van het elektronisch bijhouden van loonadministratiedocumenten eindigt bij de jaarwisseling. Het gaat om bepaalde documenten voor de loonadministratie en sociale verzekeringen, niet om een algemene verplichting tot digitale personeelsdossiers.
- WerktijdregistratieRegistratie is al verplicht Werktijd moet in beginsel al worden geregistreerd. Uit de momenteel gepubliceerde informatie volgt geen algemene verplichting voor iedereen om dit vanaf 1 januari 2027 elektronisch te doen.
De juridische informatie op deze pagina gaat over Duitsland. Ze biedt algemene uitleg; voor andere landen en bijzondere situaties gelden eigen regels.
Gegevens & documenten
Opslag, bewaartermijnen en exports
Waar worden mijn gegevens opgeslagen en wie heeft er toegang toe?
QuickQuote gebruikt versleutelde overdracht en toegang op basis van rollen. De database en serverfuncties zijn ingericht in Europese regio’s. Afzonderlijke diensten kunnen ook gegevens buiten de EU verwerken. De privacyverklaring (Engels) en verwerkersovereenkomst (Engels) beschrijven de betrokken aanbieders en beschermingsmaatregelen.
Hoelang moet ik facturen in Duitsland bewaren?
Inkomende en uitgaande facturen moeten in beginsel acht jaar worden bewaard, gerekend vanaf het einde van het kalenderjaar waarin ze zijn uitgereikt. In bijzondere gevallen kunnen langere termijnen gelden. Bij e-facturen moeten ten minste de oorspronkelijke gestructureerde gegevens ongewijzigd blijven. Een afdruk of alleen de leesbare PDF-weergave is niet voldoende.
Bron: Artikel 14b van de Duitse btw-wet; Duits ministerie van Financiën, bewaring van e-facturen
Geldt dezelfde bewaartermijn ook voor offertes?
Voor verschillende documenten gelden verschillende bewaartermijnen. Offertes kunnen als handels- of zakelijke correspondentie gelden en moeten dan in beginsel zes jaar worden bewaard. Het type en het doel van het document zijn bepalend. Voor boekingsstukken en andere fiscale documenten kunnen andere termijnen gelden.
Bron: Artikel 147 van de Duitse belastingwet, leden 1, 3 en 4
Wat kan ik vandaag uit QuickQuote exporteren?
De eigenaar kan een bedrijfsexport als ZIP-bestand maken. Die bevat JSON-gegevens uit de beschikbare onderdelen, CSV-bestanden met belangrijke lijsten en informatie over overgeslagen onderdelen. PDF’s, foto’s en andere bijlagen zijn niet inbegrepen, alleen hun namen en verwijzingen. Download de oorspronkelijke bestanden die je nodig hebt en sla ze afzonderlijk op.
Er is ook een profiel- of werkruimte-export als JSON. Met hetzelfde account op hetzelfde apparaat kun je die 30 dagen na het opslaan opnieuw ophalen. Urenstaten en maandoverzichten kun je afzonderlijk als PDF exporteren. Een gegevensexport alleen vervangt geen volledig documentenarchief.
Kan QuickQuote documenten automatisch naar mijn archiefadres of server sturen?
Deze uitbreidingen zijn gepland en nog niet beschikbaar. Het plan omvat een archiefpakket met documentbestanden, extra kopieën naar een archief-e-mailadres en een lokale archiefmap op de kantoorcomputer. Voor een latere fase is een Windows-archiefagent gepland die bestanden op de bedrijfsserver of een gedeelde NAS-map opslaat. WebDAV en SFTP zijn voorzien als alternatieve bestemmingen. Er is nog geen bevestigde releasedatum.
QuickQuote blijft een cloudapp. De eerste stap bestaat uit extra bestandskopieën bij het bedrijf, zonder bestanden in de cloud te verwijderen. Dit is geen volledig zelf gehoste versie van QuickQuote.
Je kunt documenten nu downloaden en in je eigen archief opslaan. De bestaande bedrijfsexport bevat gegevens en bestandsverwijzingen, niet alle oorspronkelijke documenten. Een e-mailpostvak of servermap alleen garandeert geen bewaring die aan de wettelijke eisen voldoet.
E-facturatie
Duitse voorschriften en huidige ondersteuning in de app
Is elke factuur-PDF een e-factuur?
Nee. Een e-factuur bevat gestructureerde gegevens die elektronisch kunnen worden verwerkt. Een gewone PDF zonder die gegevens is een ander soort factuur. XRechnung en geschikte ZUGFeRD-profielen zijn gangbare formaten voor e-facturen.
Bron: Artikel 14, lid 1 van de Duitse btw-wet; Duits ministerie van Financiën, formaten voor e-facturen
Moet mijn bedrijf nu al e-facturen kunnen ontvangen?
Sinds 1 januari 2025 moeten in Duitsland gevestigde bedrijven e-facturen kunnen ontvangen, ook bedrijven die de Duitse btw-vrijstelling voor kleine ondernemers gebruiken. Een e-mailpostvak is voldoende voor de ontvangst. Je moet de verdere verwerking en bewaring van het origineel afzonderlijk regelen.
Bron: Duits ministerie van Financiën, ontvangst van e-facturen
Vanaf wanneer moet ik e-facturen uitreiken?
Vanaf 1 januari 2027 moeten bedrijven met een totale omzet van meer dan 800.000 euro in het voorgaande jaar e-facturen uitreiken voor binnenlandse B2B-transacties die onder de regels vallen. Voor 2027 is het voorgaande jaar 2026. Bij maximaal 800.000 euro loopt de overgangsperiode door tot 31 december 2027. Ook voor bepaalde EDI-procedures geldt een overgangsperiode tot eind 2027. Vanaf 2028 geldt de verplichting in beginsel voor alle transacties die onder de regeling vallen.
Uitzonderingen gelden onder meer voor bedrijven die de Duitse btw-vrijstelling voor kleine ondernemers gebruiken, facturen tot 250 euro inclusief btw en veel van btw vrijgestelde transacties. Voor overheidsklanten gelden afzonderlijke regels.
Bron: Artikel 27, lid 38 van de Duitse btw-wet; Duits ministerie van Financiën, overgangsregels en uitzonderingen
Welke e-facturen ondersteunt QuickQuote vandaag?
Voor geschikte, definitief gemaakte zakelijke facturen kan QuickQuote Pro een ZUGFeRD/Factur-X-PDF met ingebedde factuurgegevens volgens het profiel EN 16931 maken. De vereiste bedrijfs-, klant- en factuurgegevens moeten volledig zijn. Particuliere klanten ontvangen een gewone PDF.
Bij leveranciersfacturen kan QuickQuote gestructureerde gegevens uit geschikte ZUGFeRD/Factur-X-PDF’s lezen. Het uploaden van losse XML-bestanden, zoals een XRechnung, is nog niet ingeschakeld. Nationale systemen zoals KSeF, e-Factura en SdI en de Zwitserse QR-factuur zijn niet aangesloten. Controleer vóór het verzenden de eisen van de ontvanger.
Werktijd & personeel
Tijdregistratie, maandoverzichten en loonadministratiedocumenten
Wordt digitale tijdregistratie vanaf 1 januari 2027 voor iedereen verplicht?
In Duitsland moet in beginsel alle werktijd al worden geregistreerd. Volgens de huidige gepubliceerde informatie van het federale ministerie van Arbeid is elektronische registratie nog niet algemeen verplicht. Wetgeving die elektronische registratie verplicht stelt, is gepland. Daaruit volgt momenteel geen algemene verplichting voor iedereen vanaf 1 januari 2027.
Bron: Duits ministerie van Arbeid, veelgestelde vragen over tijdregistratie
Worden digitale personeelsdossiers in 2027 verplicht?
De specifieke datum heeft betrekking op elektronische loonadministratiedocumenten: de vrijstellingsmogelijkheid uit artikel 8, lid 3 van de Duitse Beitragsverfahrensverordnung eindigt op 31 december 2026. Het gaat om bepaalde documenten voor de loonadministratie en sociale verzekeringen, waaronder waar van toepassing verplichte werktijdregistraties volgens de Duitse MiLoG of AEntG. Het elektronisch bijhouden van die documenten is iets anders dan een algemene verplichting om alle werktijd elektronisch te registreren. Hieruit volgt geen algemene verplichting om het volledige personeelsdossier digitaal bij te houden.
Bron: Artikel 8 BVV, actuele tekst bij de Deutsche Rentenversicherung
Hoe ondersteunt QuickQuote tijdregistratie en de voorbereiding van de loonadministratie?
QuickQuote biedt projecturen, urenstaten, afwezigheden en een prikklok voor aankomst en vertrek. Medewerkers kunnen inklokken via de app op het bedrijfsnetwerk of op een tablet met een persoonlijke pincode. Compatibele Datafox-terminals kunnen registraties in HTTP-modus doorsturen; het kantoor kan andere bestaande registraties uit een bestand importeren.
Een uitgenodigde gebruiker van de loonadministratie kan afgesloten maandoverzichten bekijken, inclusief dagwaarden, soorten afwezigheid en correctieregels, en CSV of PDF exporteren. Dit is geen salarisverwerking of volledig digitaal personeelsdossier. Rechtstreekse DATEV-loonexports zijn nog niet ingeschakeld. Bekijk de tarieven voor de functies die bij jouw toegang horen.
Nog een vraag over je documenten?
Vertel ons welke documenten je wilt beheren en welke uitvoer je nodig hebt.
De appweergaven gebruiken deze taal. Voorbeeldnamen, projectgegevens en voorbeeld-PDF’s kunnen in het Duits blijven.