Deine Unterlagen.
2027 im Blick.

QuickQuote nutzt verschlüsselte Übertragung und rollenbasierte Zugriffe. Datenbank und serverseitige Funktionen sind in europäischen Regionen eingerichtet. Einzelne Dienste können Daten auch außerhalb der EU verarbeiten. Welche Anbieter beteiligt sind und welche Schutzmaßnahmen gelten, steht in der Datenschutzerklärung und im Auftragsverarbeitungsvertrag.

Ein- und ausgehende Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung. Im Einzelfall können längere Fristen nötig sein. Bei E-Rechnungen muss mindestens der strukturierte Originalteil unverändert erhalten bleiben; ein Ausdruck oder allein die lesbare PDF-Ansicht genügt dafür nicht.

Quelle: § 14b UStG; BMF, Aufbewahrung von E-Rechnungen

Nicht jede Unterlage hat dieselbe Frist. Angebote können als Handels- oder Geschäftsbriefe grundsätzlich sechs Jahre aufzubewahren sein. Entscheidend sind Art und Bedeutung der Unterlage. Für Buchungsbelege und andere steuerliche Unterlagen können andere Fristen gelten.

Quelle: § 147 AO, insbesondere Absätze 1, 3 und 4

Der Inhaber kann einen Betriebsexport als ZIP-Datei erstellen. Er enthält Daten aus den verfügbaren Bereichen als JSON, wichtige Listen als CSV sowie Hinweise zu ausgelassenen Bereichen. PDFs, Fotos und andere angehängte Dateien sind nicht enthalten, nur ihre Namen und Verweise. Benötigte Originaldateien musst du zusätzlich herunterladen und sichern.

Daneben gibt es den Profil- beziehungsweise Workspace-Export als JSON. Dort ist der nächste Abruf auf demselben Gerät und für dasselbe Konto 30 Tage nach dem Speichern möglich. Stundenzettel und Monatsübersichten lassen sich separat als PDF ausgeben. Ein Datenexport allein ersetzt kein vollständiges Belegarchiv.

Diese Erweiterungen sind geplant und noch nicht verfügbar. Vorgesehen sind ein Archivpaket mit den Belegdateien, zusätzliche Kopien an eine Archiv-E-Mail-Adresse und ein lokaler Archivordner am Büro-PC. Später soll ein Windows-Archiv-Agent Dateien auch auf dem Firmenserver oder einer NAS-Freigabe ablegen. WebDAV und SFTP sind als alternative Ziele vorgesehen. Ein Veröffentlichungstermin steht noch nicht fest.

QuickQuote bleibt dabei eine Cloud-App. Zunächst geht es um zusätzliche Dateikopien beim Betrieb, ohne die Dateien in der Cloud zu löschen. Ein vollständig selbst gehostetes QuickQuote ist damit nicht gemeint.

Heute kannst du Dokumente herunterladen und selbst in deiner Ablage sichern. Der bestehende Betriebsexport enthält Daten und Dateiverweise, aber kein Paket aller Originalbelege. Auch ein E-Mail-Postfach oder Serverordner allein garantiert keine ordnungsgemäße Aufbewahrung.