Dane, dokumenty & obowiązki
Twoja dokumentacja.
Gotowa na 2027 rok.
Co zmienia się w 2027 roku w Niemczech w zakresie e-faktur i dokumentacji płacowej, jakie obowiązki ewidencji czasu pracy już obowiązują oraz jak przechowywać dokumenty i eksportować dane.
Poznaj terminy na 2027 rokNiemcy · Aktualizacja: 15 października 2026 r.
Na przełomie roku
Co zmienia się z początkiem 2027 roku?
Trzy ważne tematy dla Twojej firmy. Każda odpowiedź zawiera szczegóły i oficjalne źródła.
- E-fakturyKolejny etap od 2027 roku Przy łącznym obrocie powyżej 800 000 euro w 2026 roku w krajowych transakcjach B2B objętych obowiązkiem zaczyna obowiązywać kolejny etap wystawiania e-faktur. Przy obrocie nieprzekraczającym 800 000 euro okres przejściowy trwa do końca 2027 roku; obowiązują wyjątki.
- Elektroniczna dokumentacja płacowaKończy się okres zwolnienia Z końcem roku wygasa możliwość uzyskania zwolnienia z prowadzenia elektronicznej dokumentacji płacowej. Dotyczy to określonych dokumentów związanych z wynagrodzeniami i ubezpieczeniami społecznymi, a nie powszechnego obowiązku prowadzenia cyfrowych akt osobowych.
- Ewidencja czasu pracyObowiązek ewidencji już istnieje Czas pracy co do zasady trzeba już ewidencjonować. Z aktualnie opublikowanych wyjaśnień nie wynika powszechny obowiązek elektronicznej ewidencji dla wszystkich od 1 stycznia 2027 roku.
Informacje prawne na tej stronie dotyczą Niemiec. Mają charakter ogólny; w innych krajach i szczególnych sytuacjach obowiązują odrębne zasady.
Dane & dokumenty
Zapis, przechowywanie i eksport
Gdzie są przechowywane moje dane i kto ma do nich dostęp?
QuickQuote stosuje szyfrowaną transmisję i dostęp zgodny z rolami użytkowników. Baza danych i funkcje serwerowe są skonfigurowane w regionach europejskich. Niektóre usługi mogą przetwarzać dane również poza UE. Polityka prywatności (po angielsku) i umowa powierzenia przetwarzania danych (po angielsku) opisują zaangażowanych dostawców i stosowane zabezpieczenia.
Jak długo muszę przechowywać faktury w Niemczech?
Faktury otrzymane i wystawione należy co do zasady przechowywać przez osiem lat, licząc od końca roku kalendarzowego ich wystawienia. W poszczególnych przypadkach mogą obowiązywać dłuższe okresy. W przypadku e-faktur co najmniej oryginalne dane ustrukturyzowane muszą pozostać niezmienione. Wydruk lub sam czytelny widok PDF nie wystarczy.
Źródło: § 14b niemieckiej ustawy o VAT; niemieckie Federalne Ministerstwo Finansów, przechowywanie e-faktur
Czy ten sam okres przechowywania dotyczy ofert?
Różne dokumenty podlegają różnym okresom przechowywania. Oferty mogą stanowić korespondencję handlową lub firmową, którą co do zasady należy przechowywać przez sześć lat. Znaczenie ma rodzaj i przeznaczenie dokumentu. Dowody księgowe i inne dokumenty podatkowe mogą podlegać innym okresom.
Źródło: § 147 niemieckiej ordynacji podatkowej, ustępy 1, 3 i 4
Co mogę obecnie wyeksportować z QuickQuote?
Właściciel może utworzyć eksport danych firmy jako plik ZIP. Zawiera on dane JSON z dostępnych obszarów, najważniejsze listy w plikach CSV oraz informacje o pominiętych obszarach. Pliki PDF, zdjęcia i inne załączniki nie są dołączane, a jedynie ich nazwy i odwołania. Pobierz i zapisz potrzebne pliki oryginalne osobno.
Dostępny jest też eksport profilu lub obszaru roboczego w formacie JSON. Na tym samym urządzeniu i koncie można go pobrać ponownie 30 dni po zapisaniu. Karty czasu pracy i podsumowania miesięczne można osobno eksportować do PDF. Sam eksport danych nie zastępuje kompletnego archiwum dokumentów.
Czy QuickQuote może automatycznie wysyłać dokumenty na mój adres archiwizacyjny lub serwer?
Te rozszerzenia są planowane i nie są jeszcze dostępne. Plan obejmuje pakiet archiwalny z plikami dokumentów, dodatkowe kopie wysyłane na adres e-mail archiwum i lokalny folder archiwalny na komputerze biurowym. W późniejszym etapie planowany jest agent archiwizacji dla systemu Windows, który będzie zapisywać pliki na serwerze firmy lub udziale NAS. WebDAV i SFTP są planowane jako alternatywne miejsca docelowe. Nie ma potwierdzonej daty udostępnienia.
QuickQuote pozostanie aplikacją w chmurze. Pierwszy krok to dodatkowe kopie plików przechowywane przez firmę, bez usuwania plików z chmury. Nie oznacza to w pełni samodzielnie hostowanej wersji QuickQuote.
Obecnie możesz pobierać dokumenty i zapisywać je we własnym systemie przechowywania. Obecny eksport firmy zawiera dane i odwołania do plików, a nie wszystkie oryginalne dokumenty. Sama skrzynka e-mail lub folder na serwerze nie gwarantuje zgodnego z przepisami przechowywania dokumentów.
E-fakturowanie
Niemieckie wymagania i obecne możliwości aplikacji
Czy każda faktura w PDF jest e-fakturą?
Nie. E-faktura zawiera ustrukturyzowane dane, które można przetwarzać elektronicznie. Zwykły PDF bez takich danych jest innym rodzajem faktury. XRechnung i odpowiednie profile ZUGFeRD to powszechne formaty e-faktur.
Źródło: § 14 ustęp 1 niemieckiej ustawy o VAT; niemieckie Federalne Ministerstwo Finansów, formaty e-faktur
Czy moja firma musi już umożliwiać odbiór e-faktur?
Od 1 stycznia 2025 r. firmy mające siedzibę w Niemczech muszą umożliwiać odbiór e-faktur, także firmy korzystające z niemieckiego zwolnienia z VAT dla małych przedsiębiorców. Do odbioru wystarczy skrzynka e-mail. Dalsze przetwarzanie i przechowywanie oryginału należy zorganizować osobno.
Źródło: niemieckie Federalne Ministerstwo Finansów, odbiór e-faktur
Od kiedy muszę wystawiać e-faktury?
Od 1 stycznia 2027 r. firmy o łącznym obrocie w poprzednim roku przekraczającym 800 000 euro muszą wystawiać e-faktury dla krajowych transakcji B2B objętych tym obowiązkiem. Dla 2027 roku poprzednim rokiem jest 2026. Przy obrocie nieprzekraczającym 800 000 euro okres przejściowy trwa do 31 grudnia 2027 r. Niektóre procedury EDI również są objęte okresem przejściowym do końca 2027 roku. Od 2028 roku obowiązek obejmuje co do zasady wszystkie transakcje należące do jego zakresu.
Wyjątki obejmują m.in. firmy korzystające z niemieckiego zwolnienia z VAT dla małych przedsiębiorców, faktury do 250 euro brutto oraz wiele transakcji zwolnionych z VAT. Odbiorców z sektora publicznego dotyczą odrębne zasady.
Źródło: § 27 ustęp 38 niemieckiej ustawy o VAT; niemieckie Federalne Ministerstwo Finansów, zasady przejściowe i wyjątki
Jakie e-faktury obsługuje dziś QuickQuote?
Dla sfinalizowanych faktur wystawianych firmom, które spełniają odpowiednie warunki, QuickQuote Pro może utworzyć PDF ZUGFeRD/Factur-X z osadzonymi danymi faktury w profilu EN 16931. Wymagane dane firmy, klienta i faktury muszą być kompletne. Klienci prywatni otrzymują zwykły PDF.
W przypadku faktur od dostawców QuickQuote może odczytywać dane ustrukturyzowane z odpowiednich plików PDF ZUGFeRD/Factur-X. Przesyłanie samodzielnych plików XML, np. XRechnung, nie jest jeszcze włączone. Systemy krajowe takie jak KSeF, e-Factura i SdI oraz szwajcarska faktura QR nie są zintegrowane. Przed wysłaniem sprawdź wymagania odbiorcy.
Czas pracy & personel
Ewidencja czasu, podsumowania miesięczne i dokumentacja płacowa
Czy elektroniczna ewidencja czasu pracy będzie obowiązkowa dla wszystkich od 1 stycznia 2027 r.?
Ogólny obowiązek ewidencjonowania całego czasu pracy już istnieje w Niemczech. Zgodnie z aktualnie opublikowanymi wyjaśnieniami Federalnego Ministerstwa Pracy forma elektroniczna nie jest jeszcze ogólnie wymagana. Planowane są przepisy wprowadzające obowiązek elektronicznej ewidencji. Obecnie nie wynika z tego jednak powszechny wymóg dla wszystkich od 1 stycznia 2027 r.
Źródło: niemieckie Federalne Ministerstwo Pracy, pytania i odpowiedzi dotyczące ewidencji czasu pracy
Czy cyfrowe akta osobowe staną się obowiązkowe w 2027 r.?
Konkretny termin dotyczy elektronicznej dokumentacji płacowej: zwolnienie dostępne na podstawie § 8 ustęp 3 niemieckiego rozporządzenia w sprawie procedur składkowych wygasa 31 grudnia 2026 r. Dotyczy to określonych dokumentów związanych z wynagrodzeniami i ubezpieczeniami społecznymi, w tym obowiązkowej ewidencji czasu pracy wymaganej przez niemieckie ustawy MiLoG lub AEntG, jeśli mają zastosowanie. Elektroniczne przechowywanie tych dokumentów jest czymś odrębnym od ogólnego obowiązku elektronicznego rejestrowania całego czasu pracy. Nie tworzy to powszechnego obowiązku prowadzenia całych akt osobowych w formie cyfrowej.
Źródło: § 8 BVV, aktualny tekst opublikowany przez niemiecką instytucję ubezpieczeń emerytalnych
Jak QuickQuote wspiera ewidencję czasu pracy i przygotowanie płac?
QuickQuote udostępnia godziny pracy przy projektach, karty czasu pracy, nieobecności i rejestrator wejść oraz wyjść. Pracownicy mogą rejestrować obecność w aplikacji w sieci firmowej lub na tablecie za pomocą osobistego kodu PIN. Kompatybilne terminale Datafox mogą przesyłać wpisy w trybie HTTP; biuro może importować inne istniejące wpisy z pliku.
Zaproszony użytkownik biura płac może przeglądać zamknięte podsumowania miesięczne, obejmujące dane dzienne, rodzaje nieobecności i wiersze korekt, oraz eksportować je do CSV lub PDF. Nie jest to obsługa naliczania płac ani kompletna cyfrowa teczka osobowa. Bezpośrednie eksporty płac do DATEV nie są jeszcze włączone. Funkcje dostępne w Twoim planie znajdziesz w cenniku.
Masz inne pytanie dotyczące dokumentów?
Powiedz nam, jakimi dokumentami chcesz zarządzać i jakiego wyniku potrzebujesz.
Widoki aplikacji są w tym języku. Przykładowe nazwy, dane projektów i dokumenty PDF mogą pozostać po niemiecku.